Aus diesem Grund bedienen sich gerade geschäftliche und administrative Texte zahlreicher Abkürzungen, die teilweise gebräuchlicher als ihre ausgeschriebenen Formen sind. Aber auch im normalen Sprachgebrauch finden Abkürzungen ihre Anwendung, so daß man nahezu in jedem deutschen Text, außer in literarischen natürlich, mit ihnen konfrontiert wird. Das hat ja auch seine Vorteile: Der Text wird - sofern nicht durch zu viele Kürzel kryptisch - mitunter flüssiger und der Schreiber spart eine Menge Zeit.
Für einen Muttersprachler ist es kein Problem, einen Text mit Abkürzungen wie z. B., u. v. m. oder Dipl. Ing. zu verstehen. Aber beispielsweise für Sekretärinnen, die in Deutsch als Fremdsprache korrespondieren müssen, können Verständnisprobleme entstehen.
Gebräuchliche Abkürzungen im allgemeinen Sprachgebrauch
Im Rahmen von Aufzählungen werden häufig die Abkürzungen u. ä. für und ähnliches, u. a. m. für und anderes mehr, u. a. für unter anderem sowie usw. für und so weiter verwendet. Hierzu Beispiele: "Das Inventar des Büros zählte u. a. einen Computertisch, einen Schreibtisch, zwei Bürostühle und eine Schreibtischlampe."
Ebenfalls sehr gebräuchlich sind die Abkürzungen allg. für allgemein, bzw. für beziehungsweise, d. h. für das heißt, vgl. für vergleiche, z. B. für zum Beispiel, z. Z. für zur Zeit, einschl. für einschließlich, ggf. für gegebenenfalls, evtl. für eventuell, geb. für geboren. Beispiele: "Stellen Sie uns einen Scheck aus bzw. überweisen Sie den Betrag auf das unten angegebene Konto." "Das Personal einschl. der Praktikanten des Betriebs wurde gebeten, sich um 17.00 Uhr im Konferenzzimmer einzufinden."
Wichtige Abkürzungen in Geschäftstexten
An dieser Stelle seien zunächst die Kürzel für die häufigsten Organisationsformen genannt: AG steht für Aktiengesellschaft (Daimler Benz AG), e. V. für eingetragener Verein (Menschen und Mäuse e. V.), Ges. für Gesellschaft (Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit), Gebr. für Gebrüder (Gebr. Schmitz), Fa. für Firma (Fa. Rennscheid), KG für Kommanditgesellschaft (Götsch Einkaufscenter KG), G.m.b.H. für Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Allround Service Köln GmbH) und OHG für offene Handelsgesellschaft (Funke & Funke OHG).
Häufig sind außerdem folgende Abkürzungen in Dokumenten über geschäftliche Angelegenheiten zu finden: Abt. für Abteilung, a. D. für außer Dienst, Art. für Artikel, (vor allem im Zusammenhang mit rechtlichen Paragraphen), i. V. für in Vertretung, ges. gesch. für gesetzlich geschützt und i. A. für im Auftrag.
Dokumentbezogene Kürzel
In einem illustrierten Text, z. B. einer Gebrauchsanweisung, wird nicht selten mit Abbildungen gearbeitet und auf diese mit der Abkürzung Abb. verwiesen: "Siehe Abb. 1.2 Seite 34." Am Ende eines Briefes oder sonstigen Dokumentes findet man mitunter das Kürzel Anm. für Anmerkung; damit wird auf zusätzliche Informationen oder Erläuterungen hingewiesen, die sich auf den im Text wiedergegebenen Sachverhalt beziehen. Analog wird die Abkürzung Bem. für Bemerkung eingesetzt. Mit b.w. für bitte wenden am unteren Seitenrand wird dazu aufgefordert, die Rückseite eines Dokumentes zu lesen, mit s.o. für siehe oben bzw. s.u. für siehe unten wird auf Informationen verwiesen, die an einer vorherigen bzw. nachstehenden Stelle im Text nachzulesen sind.
Im Zusammenhang mit einer Unterschrift oder gar als Ersatz für eine solche könnte man auf die Abkürzung gez. für gezeichnet stoßen: "gez. Maria Müller, Abteilungsleiterin."
Verkürzte Namenszusätze
Promovierte Akademiker tragen vor ihren Namen den Titel Dr. für Doktor in Verbindung mit einer fachlichen Kennung, z.B. Dr. rer. nat. für einen naturwissenschaftlichen Doktortitel. Das Kürzel Dipl. steht für Diplom (Beispiel: Dipl. Kfm. für Diplom Kaufmann). Der Hochschuldozent nimmt bei Bedarf ein Doz. in seinen Titel auf, der Professor weist sich durch ein Prof. aus. Trägt ein Sohn denselben Vornamen wie sein Vater, so wird der Jüngere durch das Kürzel jr. oder jun. für Junior und mitunter der ältere durch sen. für Senior kenntlich gemacht. Die nicht mehr sehr gebräuchliche Bezeichnung Fräulein für eine unverheiratete Frau wird mit Frl. abgekürzt.
Wichtige Abkürzungen deutscher Organisationen und volkswirtschaftlicher Größen
IHK Industrie- und Handelskammer
DGB Deutscher Gewerkschaftsbund
BIP Bruttoinlandsprodukt
BSP Bruttosozialprodukt
BGB Bürgerliches Gesetzbuch
DIN Deutsches Institut für Normung
BDI Bundesverband der deutschen Industrie
Interessant ist, daß vereinzelt Abkürzungen ihre ausgeschriebene Form weitgehend aus dem Sprachgebrauch verdrängt haben: Man spricht z.B. in Deutschland weniger von den Bayrischen Motorenwerken, sondern eher von BMW: Analog verhält es sich mit Volkswagen und VW. Das Beispiel BVB, das (wie wohl kaum jemand weiß) für Ballspielverein Borussia Dortmund steht, verdeutlicht die Unentbehrlichkeit der Abkürzungen im deutschen Sprachgebrauch.
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